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Comment économiser sur la gestion des documents

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Le jour où vous vous demandez combien document vous découvrirez combien vous pouvez enregistrer et soyez plus vert dans ce domaine. Nous ne parlons pas de timbres fiscaux ou de taxes en général, ce sont une autre question épineuse, mais le coût de production et la gestion de toute document (factures, factures, bons de livraison ...) du moment où il est généré (on le fait en Word ou en Pdf pour faire simple) au moment où il est déposé quelque part, souvent sous forme papier parce que la loi le veut.

Eh bien, produisez et gérer un document du début à la fin, cela coûte beaucoup, plus qu'on ne l'imaginait et souvent plus que la valeur réelle associée à document même. C'est un coût qui pèse sur les entreprises, et sur l'administration publique, qui incombe inévitablement aux particuliers, aux clients ou aux utilisateurs. C'est aussi un coût environnemental en raison d'une production imprudente et mauvaise gestion de documents ils sont source de pollution et de consommation de matières premières.

Dans une entreprise, la gestion de processus documentaires, C'est le gouvernance des documents, est l'un des domaines présentant le plus grand potentiel en termes d'économie d'énergie, d'efficacité et de durabilité environnementale. Des économies d'énergie peuvent être réalisées en rationalisant le parc d'imprimantes ou en les remplaçant par des appareils moins énergivores; efficacité avec l'adoption de processus et d'outils qui simplifient la gestion de documents (par exemple, ils diminuent le nombre d'impressions); la durabilité environnementale, de plus en plus un devoir pour les entreprises, avec l'adoption de politiques d'entreprise vertes.

Si nous y réfléchissons, nous nous rendons compte que ce sont des choses que nous savons tous, le problème est que les entreprises (mais nous parlons aussi d’administration publique) ont du mal à établir des objectifs verts et à analyser les implications environnementales des gouvernance des documents, y compris la consommation d'énergie et le recyclage. Généralement, même les processus les plus stratégiques ne sont pas suivis et nous nous appuyons sur la sensibilité des individus: «l'impression recto-verso» est le conseil des plus sages mais ne suffit pas à elle seule.

Ces considérations sont contenues par exemple dans le 'Indice de gouvernance des documents Ricoh 2012», L’étude que Ricoh consacre chaque année au thème de gestion de documents avec une attention particulière à la question de la durabilité environnementale. Selon Ricoh, dont l'orientation verte n'est pas nouvelle, les écarts en termes de gouvernance des documents souvent, ils ne vous permettent pas de saisir les opportunités d'un gestion de documents économique et écologique.

Pour les entreprises qui souhaitent réduire les coûts et l'impact environnemental gestion de documents, Ricoh a lancé le Programme d'optimisation de la durabilité, une voie développée pour rendre la gestion documentaire durable en réduisant l'impact environnemental et les coûts de ces processus. Les résultats obtenus par les entreprises sont quantifiés et certifiés. Les clients reçoivent un certificat qui compare la situation de départ avec celle suivant la mise en œuvre du projet et certifie la réduction de l'impact environnemental.



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